Un eveniment corporate de succes e visul oricarei mici sau mari companii, organizatii, echipe, asociatii. Doar ca nu ia nastere din neant. Nu se materializeaza peste noapte, decat dupa multe planuri, idei puse cap la cap. Si dupa multe nopti.
Organizarea lui poate fi un esec total. Sau, dimpotriva, o reusita. Cum faci insa sa-ti iasa socotelile?
Dilema exista. Poate fi si cazul tau.
Eveniment corporate de succes: Organizare pas cu pas
O chestiune si un mare semn de intrebare planeaza peste capetele celor insarcinati cu toata treaba de organizare si planificare.
Nu e nevoie sa ai de transpus in plan real o mega nunta V.I.P., nici un super congres al unor minti luminate. Poate tot ce ai de pregatit este o lansare de produse a unui brand nou intrat pe piata, un eveniment muzical sau doar o cina de afaceri.
Chiar daca circumstantele difera, chiar daca fiecare eveniment e diferit, in linii generale, pasii sunt aceiasi. Si trebuie respectati.
Identificarea obiectivelor
Poate-ti pare banal, dar startul coincide cu definirea clara a obiectivelor. Iti va fi mai usor sa le bifezi pe parcurs cand stii din prima ce vrei.
Care e motivul pentru care ai hotarat ca e cazul pentru un eveniment business? Ce speri sa obtii dupa, unde vrei sa ajungi?
Vrei sa pui intr-o lumina favorabila imaginea companiei ori sa dezvolti brandul? Sau poate sa construiesti noi legaturi cu ”exteriorul” si sa atragi noi parteneri si contracte?
Nu ai cum sari peste aceasta prima etapa. E cea care va dicta strategiile viitoare (de organizare, de promovare).
Poate fi vorba despre petreceri private, inaugurari de sedii sau de proiecte, dar si despre cursuri de formare sau congrese. Fiecare situatie implica apoi anumite alegeri.
Stabilirea targetului
Odata ce stii ce urmaresti, poti trece la partea de organizare practica. Si vei continua cu hotararea targetului.
Fiecare companie si afacere are propriul target de referinta. Pot fi angajati, clienti, colaboratori si parteneri sau chiar un public mult mai vast. In cazul tau, cum arata ”profilul” persoanelor pe care vrei sa le captezi?
Categorii sunt multe, dar ca sa organizezi un eveniment corporate de succes, trebuie sa ai idei clare asupra publicului tinta. Trebuie sa te ”modelezi” dupa el si sa-i intuiesti asteptarile, tocmai pentru a le satisface.
Stabilirea targetului permite apoi selectarea celei mai eficace metode de promovare, asa incat sa atraga cat mai multi invitati.
De pilda, in cazul colectivului, indiferent de ierarhie, functioneaza foarte bine activitatile de team building. E de inteles la vastitatea optiunilor dintre care se poate alege.
In cazul colaboratorilor, rezultate interesante se obtin cu lansari, conferinte, dar si cu pranzuri / cine de afaceri. In timp ce cu workshopuri te poti adresa publicului larg, oamenilor ”vizati” sa devina clienti.
Fixarea bugetului
Pana aici e totul clar. Ai obiective precise. La fel e si targetul. Un alt punct crucial se refera la hotararea unui buget. Abia apoi urmeaza un plan real.
Cand nu exista posibilitatea sa se influenteze cifrele, obligatoriu, evenimentul se va ”croi” dupa bugetul initial (nu invers), in care e musai sa te incadrezi. In functie de ”generozitatea” sa, se poate:
- Intocmi o lista cu un numar mai mare / mic de invitati;
- Alege o sala de evenimente mai sofisticata, mai cocheta sau o locatie nu atat de pretioasa si de pretentioasa;
- Hotari diversitatea serviciilor, activitatilor, momentelor etc.
Desigur, exista si varianta finantarilor din exterior si sponsorizarilor. Insa tine cont ca pe parcurs pot sa apara si cheltuieli suplimentare, mai greu de prevazut si totodata mai greu de acoperit.
Nu e grav nici cu un buget restrans sau / si fix. Se pot organiza momente reusite, cu conditia sa se planifice totul punct cu punct.
Formarea echipei
Organizarea evenimentelor corporate reusite nu e posibila prin interventii solitare. Exista o multime de chestiuni de controlat si stabilit.
Oricat de capabila e o persoana, sunt mici sanse (spre nule) sa reuseasca singura. E aproape imposibil sa performeze in toate domeniile. E si mai putin probabil ca poate fi in mai multe locuri simultan, ocupandu-se de fiecare sarcina in parte.
Insa se poate alia cu alti oameni nu mai putin capabili, formand o echipa. Unde fiecare membru vine cu cate o competenta profesionala specifica, cu cate un talent si abilitate, cu o certa personalitate si atitudine.
Secretul succesului depinde de aceasta echipa. Mai bine putini membri, dar buni. E de prefarat sa fie oameni cu care ai avut tangenta / ai lucrat anterior, carora le cunosti calitatile si valoarea, in care ai incredere.
Nu e panica nici daca nu-i cunosti, caz in care selectia se va baza pe aptitudini, recomandari si experiente individuale.
Crezi ca un eveniment corporate de succes poate fi solutia in cazul tau?
Ia-ti cat timp vrei. Sa te gandesti, sa analizezi, sa planifici, sa pui negru pe alb toate ideile. Abia apoi treci la nivelul urmator, unde in functie de context, ai de bifat o locatie, o data, un meniu etc.
Dar despre toate iti mai povestim cu alte ocazii. Ca nu-ti putem dezvalui chiar totul din prima citire… Altfel unde-ar mai sta farmecul povestii?
Foto: www.stanventures.com
