E greu sa bifezi pe ordinea de zi evenimente business reusite? Sau usor? Ce crezi?
Misiunea pare la-ndemana oricui a organizat pana acum macar o zi e nastere sau o reuniune intre colegi. Totusi, nu e.
O zi de nastere, o reuniune, o intalnire dupa N ani, desi complexe, cu multi invitati, cu meniuri diversificate si multe cat pentru o oaste, sunt evenimente de alt soi, care nu se prea leaga cu cele corporate. Cel putin nu ca organizare.
Minighid pentru evenimente business reusite in alte 5 puncte
Am inceput prin a te lumina cu privire la primii pasi cand planifici un eveniment corporate de succes. Obiective, target, buget, team… Era doar introducerea. Urmeaza partea consistenta… cuprinsul…
1. Pentru evenimente business reusite, fixeaza data si ora
Ai ajuns in fata coordonatelor temporale: data si ora. Pentru prima variabila vor fi multe de detaliat: perioada potrivita, sezon, ziua saptamanii, marimea evenimentului, preaviz (timpul necesar invitatiilor).
Data
Sa-ti fie mai simplu, raspunde-ti daca vrei la intrebarea: Cat timp iti ia sa te ocupi de toate chestiunile? La final vei obtine o prognoza, care e mai buna decat estimarea fara nicio detaliere.
Daca e vorba despre o aniversare, treaba e aproape rezolvata. Macar stii cu aproximatie cand se va intampla.
Insa in alte ocazii, ca sa nu dai rateuri, pentru ca rezultatele sa fie evenimente business reusite, ia in considerare (nu neaparat in aceasta ordine):
- Perioada potrivita: Gaseste o data care nu se suprapune peste o sarbatoare religioasa sau / legala (zile libere). Adica exclude zilele cand oamenii obisnuiesc sa-si ia alte angajamente (concedii, vacante, iesiri etc.). Nu te vei baza pe ei 100%.
- Sezonul: Nici in acest caz nu poti arunca evenimentul orbeste in orice anotimp. Si depinde de eveniment (outdoor / indoor, tipologie etc.). De la un anotimp la altul si de la o luna la alta, se schimba de pilda temperaturile, lungimea orelor de lumina.
- Ziua din saptamana: Nimanui nu-i e indiferent daca momentul se tine intr-o luni sau in weekend. In timpul saptamanii oamenii sunt ocupati de regula cu serviciul, in weekend cu relaxarea. Se va gasi un compromis intre variante.
- Marimea evenimentului: Timpii ii vei stabili cu aproximatie. Poate fi de ajutor intocmirea unui calendar cu task-uri zilnice. In dreptul fiecaruia, noteaza si variabila temporala (timpul pe care-l consideri necesar sa duci la indeplinire sarcina).
- Preavizul: Nu te poti astepta ca lumea sa fie prezenta obligatoriu. Fiecare mai are probabil si alte obligatii la care sa raspunda. Asadar, e de bun simt un preaviz de 2-3 saptamani, chiar 1 luna, timp in care oamenii sa confirme prezenta.
Ora
Conteaza la fel de mult sa identifici ora adecvata. In acest caz, foarte mult depinde de tipul si de programul evenimentului.
Nu ai multe optiuni in schimb cand se stie ca va fi o cina de afaceri. E clar ca invitatiile nu vor avea trecute ora pranzului pe ele.
Apoi, daca tot te gandesti la un event seral gen cina la restaurant, e preferabil sa lasi un timp intre finalul programului si inceputul bairamului sau ce-o mai fi el. Timp pentru un dus, schimbarea tinutelor (si altele necesare).
2. Pentru evenimente business reusite, hotaraste locatia
Dar nu alege orice locatie, ci ACEEA, UNICA, INEGALABILA… etc. etc. Nu te poti opri la oricare doar pentru ca e mai ieftina, mai la indemana sau singura libera.
E cea care-si va aduce aportul la conturarea atmosferei. E cea pe care lumea si-o va aminti cu (ne)placere. Tot cu eate astepti sa nu dai gres nici daca printre participanti se numara cei mai ursuzi indivizi. Se presupune ca au si ei loc.
Cu ursuzi sau nu pe liste, conteaza ca totul sa fie un succes. Asadar nu subestima acest punct.
Cum nu orice locatie, nu orice sala de evenimente, nu orice restaurant sau centru de agrement se ”asorteaza”, din nou, vei trece prin filtrul unor intrebari:
- La ce numar de invitati te gandesti?
- Ce fel de activitati ai in plan?
- Cat de incapatoare sa fie sala?
- Dispui de toate serviciile necesare?
- Exista dotarile de care e nevoie?
- E suficient de accesibila ca distanta?
- Exista locuri de parcare suficiente?
- Se potriveste conceptului?
- Exista cazare si spatii de relaxare?
Uneori, compania include sali si spatii adecvate pentru o multime de evenimente. Si atunci nu mai e nevoie de toata aceasta ”externalizare”.
In caz contrar, inainte de a lua o decizie, fa un salt pana la locatia cu pricina. De multe ori ”live”, se prezinta mult mai bine decat o stii din imagini. Sau poate mult mai prost. Deci efortul unei vizite merita.
3. Pentru evenimente business reusite, stabileste programul…
Checklist-ul event-ului sau agenda are musai un program. Intocmirea si stilizarea lui pas cu pas permite:
- Planificarea evenimentului ca la carte – Astfel, vei avea toate etapele sub control, fara momente ”moarte” sau dimpotriva prea incarcate.
- Cunoasterea lui si de catre invitati – Fiecare participant si furnizor de servicii va cunoaste varitele faze din derularea event-ului.
De asemenea, e posibil ca ordinea de zi sa includa invitati speciali (speaker-i, personalitati, CEO etc.), unde din nou e necesara integrarea lor in agenda.
4. … Si meniurile
Nu poti sari nici de ele. Oricare este conceptul ales, nu se pot lasa invitatii lihniti de foame si storsi de sete. Gandurile, emotiile, amintirile, hotararile, afacerile, inspiratia si toate celelalte trec prin stomac.
Oamenii intra adesea in vorba exprimand pareri pe marginea meniurilor. Sunt cele care sparg gheata chiar mai mult decat muzica. Nu ca aceasta din urma nu conteaza. Preparatele culinare si bauturile incurajeaza initiativele, conversatiile, schimburile de idei, conexiunea oamenilor.
Chiar daca nu planifici o petrecere corporate, ci un atelier, un curs sau o gala, intotdeauna va exista macar o pauza. In functie de orar, un aperitiv, un brunch, o revitalizare cu bauturi sunt mereu binevenite printre oaspeti.
5. Ia in calcul si alte servicii conexe
Sa spunem ca data, locatia si meniurile fac parte din ”cuprinsul” planului de organizare. Desigur, fiecare la randul sau, la fel ca restul componentelor, se invarte in jurul bugetului.
Pentru ca evenimentul sa arate super profesionist, printre task-uri se vor regasi si alte servicii. Le vom numi auxiliare. Teoretic, se poate si fara ele. Dar nu practic.
- Foto & video & audio
- Animatori
- Muzica
Abia dupa ce se contacteaza toti furnizorii acestor servicii te poti gandi la expedierea inviatiilor catre participanti.
A fost lung parcursul?
In masura in care e un succes, orice fapt insemnat, orice fenomen, instantaneu, intamplare din istoricul unui companii ii va aduce un plus valoare. Sau asteapta-te sa esuezi cand sari etape, neglijezi si amesteci pasi.
Te gandesti la un eveniment corporate in viitorul apropiat? Ia in calcul cator tipologii le poti da curs la Camelot Resort!
Iti lipseste viziunea? Contacteaza-ne si impreuna vom pune cap la cap fiecare idee, pentru un final neasteptat de… reusit!
Foto: www.blog.printsome.com
